O que é 5W2H: Descubra o que é e como o uso correto dessa ferramenta pode transformar sua empresa

Introdução

No mundo empresarial, a eficiência na gestão de projetos e a resolução de problemas são elementos essenciais para o sucesso de uma organização. Para alcançar resultados sólidos, é fundamental ter clareza sobre o que precisa ser feito, quem será responsável, quando será realizado, onde ocorrerá, como será executado e qual será o custo envolvido. É nesse contexto que surge a ferramenta 5W2H, uma técnica que fornece uma estrutura eficaz para a definição e organização dessas informações cruciais.

O termo 5W2H é um acrônimo em inglês que representa as perguntas a serem feitas durante o processo de planejamento e resolução de problemas: What (O que), Why (Por que), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), How (Como) e How much (Quanto custa). Cada uma dessas perguntas busca responder a um aspecto fundamental do projeto ou da tarefa em questão, fornecendo clareza e orientação para todas as partes envolvidas.

Ao utilizar o 5W2H, as organizações podem estabelecer objetivos claros, atribuir responsabilidades de forma precisa, definir prazos realistas, identificar recursos necessários e tomar decisões embasadas em informações concretas. Essa abordagem estruturada promove a eficiência, a comunicação efetiva e o controle adequado das atividades, contribuindo para a execução bem-sucedida de projetos e a solução de problemas de forma eficiente.

Neste contexto, este artigo explora em detalhes a ferramenta 5W2H, destacando sua importância, como aplicá-la na prática e os benefícios que ela traz para o planejamento estratégico, o gerenciamento de projetos e o alcance dos resultados desejados. Vamos mergulhar nesse método valioso e compreender como ele pode impulsionar o sucesso de sua empresa.

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é uma técnica utilizada na gestão de projetos e resolução de problemas para identificar e definir de forma clara e concisa os elementos-chave de uma tarefa ou projeto. Ela ajuda a estabelecer um plano de ação detalhado e fornece uma estrutura para coletar informações relevantes sobre uma determinada situação.

Os termos “5W” e “2H” representam as iniciais das palavras em inglês que compõem a técnica:

What (O que): Refere-se à identificação clara e precisa do objetivo ou da tarefa em questão. É fundamental compreender qual é o problema que precisa ser solucionado ou o resultado esperado que se deseja alcançar.

Why (Por que): Envolve entender as razões e justificativas por trás da realização dessa tarefa ou projeto. É importante compreender os motivos e benefícios de se empreender a ação proposta.

Who (Quem): Refere-se às pessoas ou equipes responsáveis pela execução das atividades. É necessário identificar as pessoas envolvidas, atribuir responsabilidades e definir claramente os papéis de cada uma delas.

When (Quando): Envolve estabelecer um cronograma ou prazos para cada etapa ou atividade necessária para atingir o objetivo. É importante definir datas de início e conclusão para garantir que o trabalho seja realizado dentro do tempo estabelecido.

Where (Onde): Refere-se ao local ou localização geográfica onde as atividades serão realizadas. É importante especificar o local físico ou geográfico relevante para o projeto ou tarefa em questão.

Além dos “5W”, a técnica também inclui mais dois elementos:

How (Como): Refere-se aos métodos, processos ou abordagens que serão utilizados para executar as atividades necessárias para alcançar o objetivo. É importante definir os procedimentos e a forma como o trabalho será realizado.

How much (Quanto custa): Envolve a consideração dos recursos financeiros necessários para realizar o projeto ou a tarefa. Isso inclui o orçamento disponível, os custos envolvidos e as fontes de financiamento.

Ao responder a cada uma dessas perguntas, a ferramenta 5W2H ajuda a obter uma visão clara e abrangente de um projeto ou problema, permitindo que os gestores e equipes tenham uma compreensão completa do que precisa ser feito, quem é responsável, quando será feito, onde será feito, como será feito e qual será o custo envolvido. Isso contribui para uma melhor organização, tomada de decisões mais informadas e maior probabilidade de sucesso na execução das tarefas ou projetos.

Como fazer 5W2H na prática?

A aplicação do método 5W2H na prática pode ser feita seguindo as etapas a seguir:

Defina claramente o objetivo ou problema: Identifique qual é o objetivo a ser alcançado ou o problema a ser resolvido. Certifique-se de que seja uma descrição clara e concisa.

Faça as perguntas 5W:

What (O que): Pergunte-se sobre o que precisa ser feito ou alcançado.
Why (Por que): Questione os motivos e justificativas por trás do objetivo ou problema.
Who (Quem): Identifique as pessoas ou equipes responsáveis pela execução.
When (Quando): Estabeleça prazos e datas para cada etapa ou atividade.
Where (Onde): Especifique o local físico ou geográfico relevante.

Faça as perguntas 2H:

How (Como): Determine os métodos, processos ou abordagens para a execução.
How much (Quanto custa): Avalie os recursos financeiros necessários.
Registre as respostas: Crie uma planilha, documento ou tabela para registrar as respostas para cada pergunta. Organize as informações de forma clara e estruturada.

Revisão e validação: Revise as respostas com a equipe envolvida para garantir que todos estejam de acordo. Verifique se as informações estão completas e coerentes.

Elabore um plano de ação: Com base nas respostas do 5W2H, desenvolva um plano de ação detalhado. Liste as atividades a serem realizadas, os responsáveis por cada uma delas, os prazos estabelecidos e o orçamento necessário.

Acompanhamento e execução: Implemente o plano de ação e monitore regularmente o progresso das atividades. Certifique-se de que as tarefas estejam sendo executadas conforme o planejado e faça os ajustes necessários quando surgirem desvios.

Lembrando que o método 5W2H pode ser adaptado de acordo com as necessidades e características de cada projeto ou problema. Ele é uma ferramenta flexível e eficaz para organizar as informações e orientar a tomada de decisões, garantindo uma execução mais eficiente e bem-sucedida das atividades.

Porque utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa?

Existem várias razões pelas quais a ferramenta 5W2H pode ser benéfica para uma empresa. Aqui estão algumas delas:

1. Clareza e foco: A ferramenta 5W2H ajuda a trazer clareza e foco para as atividades e projetos da empresa. Ao responder às perguntas-chave, você define com precisão o que precisa ser feito, por que deve ser feito e como será feito. Isso evita ambiguidades e garante que todos tenham uma compreensão comum do objetivo e dos passos necessários para alcançá-lo.

2. Organização e planejamento: Ao utilizar o 5W2H, você organiza as informações de forma estruturada e elabora um plano de ação detalhado. Isso permite uma melhor organização das tarefas, atribuição clara de responsabilidades e definição de prazos. O resultado é um planejamento mais eficiente e uma execução mais suave das atividades.

3. Tomada de decisões embasadas: A ferramenta 5W2H fornece informações relevantes para apoiar a tomada de decisões. Ao analisar as respostas para cada pergunta, você tem uma visão completa do contexto e dos recursos necessários. Isso ajuda a tomar decisões mais informadas, considerando os impactos, riscos e benefícios envolvidos.

4. Comunicação efetiva: O uso do 5W2H facilita a comunicação entre os membros da equipe e partes interessadas. Ao ter um plano de ação claro e bem definido, é mais fácil compartilhar informações, explicar objetivos e distribuir tarefas. Isso evita mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados e trabalhando na mesma direção.

5. Controle e monitoramento: A ferramenta 5W2H permite um controle efetivo e um monitoramento do progresso das atividades. Com prazos definidos e responsabilidades atribuídas, você pode acompanhar o andamento do trabalho e identificar rapidamente possíveis desvios. Isso possibilita uma intervenção precoce para ajustes e correções, evitando atrasos e problemas maiores no futuro.

6. Eficiência e produtividade: Ao utilizar o 5W2H, você aumenta a eficiência e produtividade da empresa. A clareza dos objetivos, a organização das tarefas e a comunicação efetiva ajudam a otimizar o uso dos recursos disponíveis, minimizar retrabalho e evitar desperdícios. Isso resulta em uma execução mais eficiente e um melhor aproveitamento dos recursos da empresa.

Ao utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa proporciona clareza, organização, foco, tomada de decisões embasadas, comunicação efetiva, controle e eficiência. Esses benefícios contribuem para o sucesso dos projetos, melhoram a produtividade da equipe e fortalecem a gestão dos processos internos.

O 5W2H como ferramenta de Planejamento Estratégico e Orçamentário

O 5W2H pode ser uma ferramenta fundamental tanto no processo de Planejamento Estratégico quanto no Orçamentário de uma empresa. Veja como ele se aplica a cada um desses contextos:

Planejamento Estratégico:

1. Definição do objetivo estratégico: O “What” (O que) do 5W2H é essencial para estabelecer os objetivos estratégicos da empresa. Ele ajuda a identificar claramente o que se deseja alcançar em termos de crescimento, posicionamento no mercado, expansão geográfica, desenvolvimento de produtos, entre outros.

2. Justificativa estratégica: O “Why” (Por que) do 5W2H é fundamental para compreender as razões e justificativas por trás das metas estabelecidas. Isso envolve analisar o ambiente externo, identificar oportunidades e desafios, e alinhar as metas estratégicas com a visão e missão da empresa.

3. Atribuição de responsabilidades: O “Who” (Quem) do 5W2H é relevante para atribuir responsabilidades claras a equipes e indivíduos específicos. Isso inclui a definição dos líderes de projetos estratégicos e a designação de responsáveis pela execução das estratégias em cada área da empresa.

4. Cronograma de execução: O “When” (Quando) do 5W2H é importante para estabelecer prazos e marcos temporais para a implementação das estratégias. Isso ajuda a garantir que as ações sejam executadas dentro de um cronograma específico e que haja um acompanhamento regular do progresso.

5. Recursos necessários: O “How much” (Quanto custa) do 5W2H é relevante para avaliar os recursos financeiros necessários para implementar as estratégias. Isso inclui estimativas de investimentos, orçamentos operacionais e alocação de recursos de acordo com as prioridades estratégicas.

Planejamento Orçamentário:

1. Definição dos objetivos orçamentários: O “What” (O que) do 5W2H é útil para estabelecer os objetivos específicos do orçamento, como redução de custos, aumento de receitas, otimização de investimentos, entre outros.

2. Justificativa orçamentária: O “Why” (Por que) do 5W2H permite entender as justificativas e os motivos por trás das alocações de recursos no orçamento. Isso envolve considerar as estratégias e prioridades da empresa, bem como as demandas e necessidades identificadas.

3. Responsáveis pela gestão orçamentária: O “Who” (Quem) do 5W2H ajuda a definir as responsabilidades pelos diferentes aspectos do orçamento. Isso inclui os gestores responsáveis pelo acompanhamento das despesas, a área financeira encarregada de consolidar o orçamento e as equipes responsáveis pelo controle e monitoramento dos gastos.

4. Cronograma e prazos orçamentários: O “When” (Quando) do 5W2H é relevante para estabelecer prazos para a elaboração, revisão e aprovação do orçamento. Isso garante que o processo de orçamentação seja realizado em tempo hábil, permitindo que as informações estejam disponíveis para tomadas de decisão e planejamento financeiro.

5. Métodos e processos orçamentários: O “How” (Como) do 5W2H é importante para definir os métodos e processos utilizados na elaboração do orçamento. Isso pode incluir a utilização de modelos financeiros, análises de tendências, projeções de demanda, entre outros, para embasar as estimativas e previsões financeiras.

6. Recursos financeiros necessários: O “How much” (Quanto custa) do 5W2H é essencial para determinar os recursos financeiros necessários para a execução do orçamento. Isso envolve a análise das receitas projetadas, os custos operacionais, as despesas de capital e outros aspectos financeiros relevantes para garantir que o orçamento esteja alinhado com a capacidade financeira da empresa.
   

Ao utilizar o 5W2H no Planejamento Estratégico e Orçamentário, a empresa obtém um direcionamento claro, uma alocação eficiente de recursos, um acompanhamento adequado das metas e uma base sólida para tomadas de decisões. Essa abordagem estruturada contribui para a eficácia do planejamento e a consecução dos objetivos estratégicos e financeiros da organização.

Escrito por: 5w2h

Blog 5w2h