Modelo 5w2h

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O Modelo 5W 2H e sua aplicação em Planos de Ação

O modelo 5W 2 H é uma ferramenta amplamente utilizada na gestão de projetos e no planejamento estratégico. Ele ajuda a estabelecer um roteiro claro e conciso para a implementação de ações, garantindo que todas as informações relevantes sejam consideradas. O nome do modelo vem das iniciais em inglês de sete perguntas fundamentais: What (O que?), Why (Por que?), Who (Quem?), Where (Onde?), When (Quando?), How (Como?) e How much (Quanto custa?).

Vamos explicar cada uma dessas perguntas e como elas se relacionam com o desenvolvimento de um plano de ação.

What (O que?): Esta pergunta se refere à descrição da ação específica que será realizada. É importante ser claro e conciso na definição, para que todos os envolvidos tenham uma compreensão comum do objetivo a ser alcançado.

Why (Por que?): Aqui, você deve fornecer a justificativa ou o objetivo por trás da ação. É importante entender os motivos pelos quais essa ação é necessária e quais benefícios ela trará para a organização ou projeto em questão.

Who (Quem?): Essa pergunta se refere aos responsáveis pela execução da ação. Identificar as pessoas ou equipes responsáveis por cada tarefa é fundamental para garantir a atribuição correta de responsabilidades e evitar confusões.

Where (Onde?): Esta pergunta diz respeito ao local onde a ação será executada. Dependendo da natureza do projeto, pode ser necessário especificar um local físico específico ou simplesmente indicar o departamento ou área de responsabilidade.

When (Quando?): Aqui, você deve estabelecer um cronograma para a execução da ação. Defina uma data de início e uma data de conclusão, bem como marcos intermediários, se aplicável. Essa definição temporal ajuda a manter o plano de ação no caminho certo.

How (Como?): Nesta etapa, você deve detalhar os passos específicos necessários para executar a ação. É importante ser claro, fornecendo orientações detalhadas e instruções para que os responsáveis saibam exatamente como realizar suas tarefas.

How much (Quanto custa?): Embora não seja uma pergunta inicialmente incluída no modelo 5W2H, muitas vezes é útil considerar o custo associado à ação. Avaliar os recursos financeiros necessários ajuda a estabelecer um orçamento adequado e evitar surpresas ao longo do caminho.

O modelo 5W2H é uma ferramenta valiosa para o planejamento e execução de ações, permitindo que você se concentre nos detalhes essenciais para o sucesso de um projeto. Ao responder a essas perguntas, você estabelece um caminho claro, identifica responsabilidades e mantém todos os envolvidos alinhados com os objetivos definidos.

Passo a passo para criar um modelo de plano de ação utilizando o modelo 5W2H:

Passo 1: Defina o objetivo do plano de ação:
Identifique claramente qual é o objetivo do plano de ação e o resultado que você deseja alcançar. Isso fornecerá uma direção clara para o restante do processo.

Passo 2: Liste as ações necessárias:
Identifique as ações específicas que precisam ser realizadas para atingir o objetivo definido. Liste todas as tarefas relevantes.

Passo 3: Crie a tabela do modelo 5W2H:
Crie uma tabela com as seguintes colunas: What (O que?), Why (Por que?), Who (Quem?), Where (Onde?), When (Quando?), How (Como?) e How much (Quanto custa?).

Passo 4: Preencha a coluna “What” (O que?):
Para cada ação listada, descreva claramente o que precisa ser feito. Seja específico e objetivo na descrição de cada ação.

Passo 5: Preencha a coluna “Why” (Por que?):
Explique a justificativa ou o objetivo por trás de cada ação. Indique as razões pelas quais essas ações são necessárias para alcançar o objetivo do plano de ação.

Passo 6: Preencha a coluna “Who” (Quem?):
Identifique as pessoas ou equipes responsáveis pela execução de cada ação. Atribua tarefas de forma clara e designe responsabilidades específicas para cada membro da equipe.

Passo 7: Preencha a coluna “Where” (Onde?):
Indique o local onde cada ação será executada. Isso pode ser uma área física específica, um departamento ou qualquer outra localização relevante.

Passo 8: Preencha a coluna “When” (Quando?):
Estabeleça um cronograma para cada ação. Defina uma data de início e uma data de conclusão para que todos tenham clareza sobre os prazos.

Passo 9: Preencha a coluna “How” (Como?):
Descreva os passos necessários para realizar cada ação. Seja detalhado e forneça orientações claras para que os responsáveis possam seguir.

Passo 10: (Opcional) Preencha a coluna “How much” (Quanto custa?):
Se for relevante, inclua uma coluna para estimar os custos associados a cada ação. Isso ajudará a estabelecer um orçamento adequado e controlar os recursos financeiros necessários.

Passo 11: Revise e ajuste o plano de ação:
Revise cuidadosamente o modelo de plano de ação preenchido. Certifique-se de que todas as informações estejam corretas, claras e alinhadas com o objetivo geral.

Passo 12: Compartilhe o plano de ação:
Compartilhe o plano de ação com todas as partes envolvidas. Certifique-se de que todos os responsáveis tenham acesso ao plano e compreendam suas responsabilidades.

Passo 13: Acompanhe e monitore o progresso:
Acompanhe regularmente o progresso das ações e verifique se o plano está sendo executado conforme o planejado. Faça ajustes conforme necessário para garantir o sucesso do plano de ação.

Seguindo esses passos, você poderá criar um modelo de plano de ação eficaz utilizando o modelo 5W2H. Lembre-se de que o modelo pode ser adaptado e personalizado de acordo com as necessidades específicas do seu projeto ou organização.

Agora um plano de ação para melhoria de conhecimento de uma equipe (5w2h exemplos)

Esse é um plano de ação para melhorar o conhecimento da equipe, com 15 ações listadas e cada ação em uma tabela separada com as perguntas do modelo 5W 2 H.

Ação 1:

What (O que?):	Melhorar o conhecimento da equipe sobre as práticas de atendimento ao cliente.
Why (Por que?):	Melhorar a satisfação do cliente, aumentar a retenção de clientes e fortalecer a imagem da empresa.
Who (Quem?):	Equipe de atendimento ao cliente.
Where (Onde?):	Na sede da empresa.
When (Quando?):	De 1º de agosto de 2023 a 31 de agosto de 2023.
How (Como?):	1. Realizar um treinamento intensivo sobre práticas de atendimento ao cliente; 2. Fornecer materiais de referência sobre o assunto; 3. Organizar sessões de role-playing para prática de habilidades de atendimento.

Ação 2:

What (O que?):	Realizar workshops mensais para compartilhar conhecimentos entre os membros da equipe.
Why (Por que?):	Estimular a troca de experiências, ideias e conhecimentos, promovendo o aprendizado contínuo.
Who (Quem?):	Todos os membros da equipe.
Where (Onde?):	Na sala de reuniões da empresa.
When (Quando?):	Todo primeiro sábado de cada mês, das 9h às 12h.
How (Como?):	1. Estabelecer uma agenda com tópicos a serem abordados; 2. Designar facilitadores para cada workshop; 3. Incentivar a participação ativa de todos os membros da equipe.

Ação 3:

What (O que?):	Criar um programa de mentoria para incentivar a transferência de conhecimento entre membros da equipe.
Why (Por que?):	Facilitar a troca de conhecimentos, experiências e habilidades, promovendo o desenvolvimento individual e coletivo.
Who (Quem?):	Membros experientes da equipe serão mentores, enquanto membros novos ou com menos experiência serão mentorados.
Where (Onde?):	Na sede da empresa ou em salas de reuniões designadas.
When (Quando?):	Iniciar o programa em 1º de setembro de 2023 e continuar indefinidamente.
How (Como?):	1. Identificar mentores e mentorados; 2. Estabelecer uma estrutura para as sessões de mentoria; 3. Realizar reuniões regulares para acompanhar o progresso.

Ação 4:

What (O que?):	Promover a participação em cursos e workshops externos relevantes para a área de atuação da equipe.
Why (Por que?):	Ampliar os conhecimentos técnicos e habilidades específicas, mantendo a equipe atualizada com as melhores práticas do setor.
Who (Quem?):	Todos os membros da equipe, com base na relevância de cada curso ou workshop.
Where (Onde?):	Localização específica de cada curso ou workshop externo.
When (Quando?):	Identificar cursos e workshops relevantes e programar a participação ao longo do ano.
How (Como?):	1. Pesquisar cursos e workshops relevantes; 2. Avaliar a disponibilidade e viabilidade de participação; 3. Registrar e acompanhar o progresso de cada membro da equipe.

Ação 5:

What (O que?):	Criar uma biblioteca virtual com materiais de estudo e recursos de aprendizagem.
Why (Por que?):	Fornecer um repositório centralizado de materiais de estudo, permitindo acesso fácil e rápido ao conhecimento necessário.
Who (Quem?):	Equipe de desenvolvimento de TI e equipe de conteúdo.
Where (Onde?):	A biblioteca virtual estará disponível online, acessível a todos os membros da equipe.
When (Quando?):	Implementar a biblioteca virtual até 30 de setembro de 2023.
How (Como?):	1. Criar uma plataforma online para hospedar a biblioteca virtual; 2. Categorizar e organizar os materiais de estudo; 3. Permitir o acesso e a contribuição de todos os membros da equipe.

Ação 6:

What (O que?):	Realizar sessões de treinamento interno conduzidas por especialistas da equipe.
Why (Por que?):	Aproveitar o conhecimento especializado dentro da equipe e promover o aprendizado contínuo entre os membros.
Who (Quem?):	Membros da equipe com experiência específica em determinadas áreas.
Where (Onde?):	Na sala de treinamento da empresa ou em salas de reuniões designadas.
When (Quando?):	Programar sessões de treinamento internas regularmente, a cada trimestre.
How (Como?):	1. Identificar especialistas dentro da equipe; 2. Planejar sessões de treinamento focadas em suas áreas de expertise; 3. Garantir que o conhecimento seja compartilhado de forma clara e acessível.

Ação 7:

What (O que?):	Estabelecer parcerias com instituições de ensino e programas de educação corporativa.
Why (Por que?):	Aproveitar oportunidades externas de aprendizado e desenvolvimento profissional para a equipe.
Who (Quem?):	Equipe de Recursos Humanos e membros da equipe responsáveis pela busca e avaliação de parcerias.
Where (Onde?):	Diversas localizações, dependendo das instituições e programas selecionados.
When (Quando?):	Estabelecer parcerias ao longo do ano, com base nas oportunidades identificadas.
How (Como?):	1. Pesquisar instituições de ensino e programas de educação corporativa relevantes; 2. Avaliar a viabilidade e a qualidade dessas parcerias; 3. Estabelecer acordos e parcerias com as instituições selecionadas.

Ação 8:

What (O que?):	Implementar um sistema de aprendizado online para cursos internos.
Why (Por que?):	Permitir que a equipe acesse cursos e treinamentos online, flexibilizando o processo de aprendizado.
Who (Quem?):	Equipe de TI e equipe de treinamento e desenvolvimento.
Where (Onde?):	A plataforma de aprendizado online estará disponível internamente para todos os membros da equipe.
When (Quando?):	Implementar o sistema de aprendizado online até 31 de dezembro de 2023.
How (Como?):	1. Selecionar uma plataforma de aprendizado online adequada às necessidades da equipe; 2. Configurar e personalizar a plataforma conforme necessário; 3. Fornecer acesso e treinamento para todos os membros da equipe.

Ação 9:

What (O que?):	Incentivar a participação em conferências e eventos do setor.
Why (Por que?):	Expor a equipe a novas ideias, tendências e melhores práticas do setor.
Who (Quem?):	Todos os membros da equipe, com base na relevância e disponibilidade.
Where (Onde?):	Locais específicos das conferências e eventos do setor.
When (Quando?):	Identificar conferências e eventos relevantes e programar a participação ao longo do ano.
How (Como?):	1. Pesquisar conferências e eventos relevantes; 2. Avaliar a relevância e o valor de cada evento; 3. Registrar e acompanhar a participação de cada membro da equipe.

Ação 10:

What (O que?):	Criar um programa de intercâmbio de conhecimento entre equipes e departamentos.
Why (Por que?):	Estimular a colaboração, a comunicação e a transferência de conhecimento entre diferentes áreas da empresa.
Who (Quem?):	Membros de equipes e departamentos diferentes, com base nas oportunidades e na relevância.
Where (Onde?):	Locais específicos dentro da empresa, de acordo com a natureza das trocas de conhecimento.
When (Quando?):	Iniciar o programa de intercâmbio de conhecimento em 1º de janeiro de 2024 e continuar indefinidamente.
How (Como?):	1. Identificar oportunidades de intercâmbio de conhecimento entre equipes e departamentos; 2. Estabelecer um programa estruturado para as trocas; 3. Monitorar e avaliar os resultados do programa.

Ação 11:

What (O que?):	Implementar um sistema de compartilhamento de conhecimento interno, como uma intranet ou plataforma colaborativa.
Why (Por que?):	Facilitar o compartilhamento contínuo de conhecimento entre os membros da equipe.
Who (Quem?):	Equipe de TI e equipe de comunicação interna.
Where (Onde?):	A plataforma de compartilhamento de conhecimento estará disponível internamente para todos os membros da equipe.
When (Quando?):	Implementar o sistema de compartilhamento de conhecimento interno até 30 de junho de 2024.
How (Como?):	1. Selecionar uma plataforma de compartilhamento de conhecimento adequada às necessidades da equipe; 2. Configurar e personalizar a plataforma conforme necessário; 3. Promover e incentivar o uso da plataforma por todos os membros da equipe.

Ação 12:

What (O que?):	Realizar sessões de brainstorming e discussões em grupo para explorar novas ideias e soluções.
Why (Por que?):	Estimular a criatividade, a colaboração e a geração de ideias inovadoras na equipe.
Who (Quem?):	Todos os membros da equipe.
Where (Onde?):	Na sala de reuniões da empresa ou em espaços de trabalho designados.
When (Quando?):	Programar sessões de brainstorming regulares, a cada trimestre.
How (Como?):	1. Definir tópicos ou desafios específicos para cada sessão de brainstorming; 2. Facilitar a discussão e o registro das ideias geradas; 3. Avaliar e selecionar as melhores ideias para implementação.

Ação 13:

What (O que?):	Estabelecer um programa de leitura e discussão de livros relevantes para a área de atuação da equipe.
Why (Por que?):	Estimular a aprendizagem contínua e a ampliação do conhecimento por meio da leitura.
Who (Quem?):	Todos os membros da equipe.
Where (Onde?):	Locais específicos para as discussões de livros, como a sala de reuniões da empresa ou espaços de trabalho designados.
When (Quando?):	Programar as discussões de livros regularmente, a cada dois meses.
How (Como?):	1. Selecionar livros relevantes para a área de atuação da equipe; 2. Estabelecer datas e horários para as discussões de livros; 3. Facilitar as discussões, promovendo a participação ativa de todos os membros.

Ação 14:

What (O que?):	Realizar sessões de treinamento em ferramentas e tecnologias relevantes para a área de atuação da equipe.
Why (Por que?):	Garantir que a equipe esteja atualizada com as ferramentas e tecnologias mais recentes, melhorando a eficiência e a produtividade.
Who (Quem?):	Membros da equipe responsáveis pela área de TI ou pela seleção de ferramentas e tecnologias.
Where (Onde?):	Na sala de treinamento da empresa ou em espaços de trabalho designados.
When (Quando?):	Programar sessões de treinamento em ferramentas e tecnologias regularmente, conforme necessário.
How (Como?):	1. Identificar as ferramentas e tecnologias relevantes para a equipe; 2. Planejar e agendar sessões de treinamento específicas para cada ferramenta ou tecnologia; 3. Avaliar o nível de conhecimento adquirido após cada sessão.

Ação 15:

What (O que?):	Criar um programa de reconhecimento e incentivo ao aprendizado e ao compartilhamento de conhecimento.
Why (Por que?):	Valorizar e motivar os membros da equipe que demonstram esforços no aprendizado e no compartilhamento de conhecimento.
Who (Quem?):	Equipe de Recursos Humanos e gestores de equipe.
Where (Onde?):	Na empresa, por meio de programas de reconhecimento e recompensas.
When (Quando?):	Implementar o programa de reconhecimento e incentivo ao aprendizado e ao compartilhamento de conhecimento até 31 de dezembro de 2023.
How (Como?):	1. Definir critérios claros para o reconhecimento e a recompensa; 2. Comunicar o programa aos membros da equipe; 3. Avaliar e premiar regularmente os membros da equipe que se destacam no aprendizado e no compartilhamento de conhecimento.

Ao longo deste plano de ação, discutimos diversas estratégias para melhorar o conhecimento da equipe. Através da aplicação do modelo 5W 2 H, conseguimos identificar as ações necessárias, compreendendo o “o quê”, “por que”, “quem”, “onde”, “quando” e “como” de cada uma delas. Essas informações detalhadas nos permitiram criar tabelas claras e objetivas, facilitando a visualização e organização das ações propostas.

O desenvolvimento contínuo da equipe é essencial para o sucesso de qualquer organização. Investir no conhecimento dos colaboradores não apenas fortalece as competências individuais, mas também contribui para o crescimento da empresa como um todo. Por meio das ações propostas, como treinamentos internos, participação em cursos externos, criação de bibliotecas virtuais e programas de intercâmbio de conhecimento, buscamos estimular um ambiente de aprendizado constante, onde todos os membros da equipe possam se desenvolver e contribuir para o sucesso da organização.

Além disso, ao adotar a abordagem do modelo 5W 2 H, garantimos que cada ação seja claramente definida, com responsáveis atribuídos e prazos estabelecidos. Isso permite um acompanhamento mais efetivo do progresso, garantindo que as iniciativas sejam implementadas dentro do prazo e que os resultados esperados sejam alcançados.

É importante ressaltar que o plano de ação apresentado é apenas um exemplo e pode ser adaptado de acordo com as necessidades específicas da equipe e da organização. Cada empresa possui suas particularidades e desafios únicos, portanto, é essencial realizar uma análise interna e considerar os recursos disponíveis ao implementar um plano de desenvolvimento de equipe.

Em resumo, aprimorar o conhecimento da equipe é um investimento valioso, que traz benefícios tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Ao adotar o modelo 5W 2H e utilizar tabelas para organizar as ações propostas, podemos ter uma visão clara e estruturada do plano de ação, garantindo uma implementação eficiente e um acompanhamento adequado. Portanto, siga em frente, implemente essas ações e veja sua equipe crescer e prosperar através do poder do conhecimento.

Escrito por

5w2h

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