Método 5W2H como montar um plano de ação eficiente?

O que é 5W2H?

O 5W2H é uma técnica de planejamento que envolve responder sete perguntas fundamentais para estabelecer clareza e eficiência em um plano de ação. Responder a essas perguntas ajuda a definir os objetivos, a atribuir responsabilidades, a estabelecer prazos, a determinar o local e o contexto, a planejar os métodos e a considerar os recursos necessários para alcançar o plano de ação desejado.

Geralmente proposta na forma de planilha ou tabela, a metodologia é frequentemente utilizada em projetos para avaliar, acompanhar e garantir que as atividades sejam realizadas com clareza e excelência por todos os envolvidos.

O que significa 5W2H?

O termo 5W2H é um acrônimo utilizado para representar um conjunto de perguntas essenciais para o planejamento e execução de um projeto, ação ou plano de ação. Cada letra representa uma pergunta fundamental a ser respondida, permitindo uma compreensão completa e detalhada da situação. Aqui está uma descrição detalhada de cada pergunta:

What (O que será feito?): Essa pergunta busca uma descrição precisa e completa das atividades que serão realizadas. É importante ser específico e detalhado na definição das ações, para que todos os envolvidos entendam claramente o objetivo e o escopo do projeto ou plano de ação.

Why (Por que será feito?): Aqui, a ênfase está na justificativa para a realização do projeto ou ação. É importante compreender os motivos e os benefícios esperados para que todos os envolvidos estejam alinhados quanto à importância e às razões para executar o plano.

Who (Quem fará?): Nesta pergunta, é necessário identificar as pessoas ou equipes responsáveis pela execução das atividades. Definir claramente quem será responsável por cada tarefa ajuda a garantir que haja responsabilidade e entendimento sobre as atribuições de cada membro da equipe.

When (Quando será feito?): Aqui, é necessário estabelecer prazos e cronogramas para cada atividade. Definir datas de início e término para cada ação ajuda a manter o plano em andamento, evitando atrasos e garantindo que todas as etapas sejam concluídas dentro do prazo desejado.

Where (Onde será feito?): Essa pergunta busca identificar os locais ou contextos em que cada atividade será realizada. Dependendo do projeto, pode haver diferentes locais físicos, departamentos ou ambientes nos quais as ações serão executadas. Identificar o local ajuda a evitar confusões e a garantir a disponibilidade dos recursos necessários.

How (Como será feito?): Aqui, é necessário definir os métodos, as estratégias e os procedimentos que serão utilizados para realizar cada atividade. É importante descrever os passos necessários e os recursos a serem utilizados, fornecendo orientações claras para a execução.

How much (Quanto custará?): Nessa pergunta, é necessário considerar os recursos financeiros necessários para realizar as atividades. Isso inclui custos com materiais, equipamentos, mão de obra, entre outros. Ter uma compreensão clara dos recursos necessários permite um planejamento financeiro adequado e ajuda a evitar surpresas ao longo do processo.

Responder a essas perguntas de forma abrangente e detalhada auxilia na elaboração de um plano de ação eficiente, garantindo que todas as informações relevantes sejam consideradas e que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão comum do projeto ou ação.

Como criar um plano de ação usando método 5W2H?

Aqui estão os passos para montar um plano de ação eficiente usando o método 5W2H:

1. Identifique o objetivo: Defina claramente o objetivo principal que deseja alcançar com o plano de ação.

2. Liste as ações necessárias: Enumere as ações específicas que devem ser realizadas para atingir o objetivo.

3. Responda às perguntas 1 a 7: Para cada ação listada, responda às perguntas do 5W2H para obter uma visão completa e detalhada do plano.

4. Estabeleça prazos realistas: Defina prazos para cada ação, levando em conta a importância de cada uma e a disponibilidade de recursos.

5. Atribua responsabilidades: Delegue as ações para as pessoas ou equipes adequadas, garantindo que cada um saiba claramente o que deve fazer.

6. Revise e ajuste: Analise o plano de ação completo para verificar se ele é realista, viável e abrangente. Faça ajustes se necessário.

7. Monitore o progresso: Acompanhe o andamento do plano, verifique se as ações estão sendo realizadas dentro do prazo e se estão trazendo os resultados esperados.

Um plano de ação eficiente requer comprometimento, monitoramento e flexibilidade para fazer ajustes quando necessário. O método 5W2H é uma excelente ferramenta para garantir a clareza e a eficácia do plano, ajudando a alcançar os objetivos desejados.

Qual a importância da planilha 5W2H (Excel ou Word)?

A planilha 5W2H ou Tabela 5W2H é uma ferramenta extremamente útil e importante no processo de planejamento, organização e execução de projetos ou planos de ação. Ela oferece uma estrutura clara para responder a perguntas fundamentais e estabelecer diretrizes precisas para alcançar os objetivos desejados. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais a planilha 5W2H é importante:

Clareza e organização: A planilha 5W2H fornece uma estrutura organizada para registrar e acompanhar as respostas a cada pergunta. Isso ajuda a evitar ambiguidades, garantindo que todos os aspectos importantes sejam considerados e documentados de forma clara e concisa.

Comunicação eficaz: A planilha 5W2H permite que as informações-chave sejam compartilhadas de maneira eficiente com todas as partes interessadas. Ao ter respostas claras para cada pergunta em um formato acessível, é mais fácil comunicar os detalhes do plano de ação de forma consistente e compreensível.

Definição de responsabilidades: Ao responder à pergunta “Who” (Quem fará?), a planilha 5W2H ajuda a atribuir responsabilidades específicas a cada membro da equipe ou departamento envolvido no projeto. Isso evita confusões e garante que todos saibam claramente quais são suas responsabilidades e tarefas.

Planejamento de prazos: A pergunta “When” (Quando será feito?) permite estabelecer prazos realistas para cada atividade. A planilha 5W2H permite que você defina datas de início e término para acompanhar o progresso e garantir que as tarefas sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.

Controle e monitoramento: A planilha 5W2H serve como uma referência centralizada para acompanhar o progresso do projeto. Ao registrar todas as informações relevantes em um só lugar, é mais fácil monitorar o status das atividades, identificar atrasos ou problemas e fazer ajustes conforme necessário.

Identificação de recursos necessários: A pergunta “How much” (Quanto custará?) permite identificar os recursos necessários para a execução das atividades. Isso inclui recursos financeiros, humanos, materiais e outros. A planilha 5W2H auxilia no planejamento adequado desses recursos, evitando surpresas e garantindo que todos os recursos necessários estejam disponíveis.

A planilha 5W2H é uma ferramenta valiosa para estabelecer clareza, organização, responsabilidade e controle em projetos e planos de ação. Ela promove uma abordagem estruturada e sistemática, permitindo uma execução mais eficiente e eficaz das tarefas, além de facilitar a comunicação e o monitoramento ao longo do processo.

Como montar uma planilha 5W2H no Excel?

Para montar uma planilha 5W2H no Excel, você pode seguir os passos abaixo:

Passo 1: Abra o Microsoft Excel e crie um novo documento em branco.

Passo 2: Na primeira linha, insira os títulos das colunas. Cada coluna representará uma pergunta do 5W2H. Os títulos tradicionais são:

• What (O que será feito?)
• Why (Por que será feito?)
• Who (Quem será responsável?)
• When (Quando será feito?)
• Where (Onde será feito?)
• How (Como será feito?)
• How much (Quanto custará?)

Passo 3: Nas linhas seguintes, você preencherá as informações correspondentes a cada pergunta. Por exemplo, na coluna “What”, você descreverá a atividade ou tarefa a ser realizada. Na coluna “Why”, você explicará o motivo ou objetivo dessa atividade. Na coluna “Who”, você indicará o nome ou departamento responsável. E assim por diante.

Passo 4: Continue preenchendo as linhas com as informações necessárias para cada pergunta do 5W2H, de acordo com o seu projeto ou plano de ação específico. Você pode adicionar quantas linhas forem necessárias para descrever todas as atividades e detalhes relevantes.

Passo 5: Se desejar, você pode aplicar formatação adicional à planilha, como estilos de células, cores, bordas, etc., para torná-la mais visualmente atraente e fácil de ler.

Passo 6: À medida que o projeto ou plano de ação progride, você pode atualizar e modificar a planilha, se necessário. Certifique-se de manter todas as informações atualizadas e acompanhar o progresso das atividades.

Passo 7: Salve o arquivo do Excel regularmente para garantir que todas as alterações sejam salvas.

Com esses passos simples, você pode montar uma planilha 5W2H no Excel para auxiliar no planejamento, organização e execução de projetos ou planos de ação. Lembre-se de personalizá-la de acordo com as necessidades específicas do seu projeto e adaptá-la conforme necessário ao longo do tempo.

Como montar uma planilha 5W2H no Word?

Embora o Microsoft Word seja mais conhecido por ser um processador de texto, é possível criar uma tabela no Word para montar uma planilha 5W2H. Aqui está um guia passo a passo para criar uma planilha 5W2H no Word:

Passo 1: Abra o Microsoft Word e crie um novo documento em branco.

Passo 2: Clique na guia “Inserir” na barra de ferramentas do Word.

Passo 3: Na guia “Inserir”, clique no botão “Tabela”. Selecione o número de colunas e linhas necessárias para sua planilha 5W2H. Por exemplo, você pode criar 7 colunas para cada uma das perguntas 5W2H e adicionar quantas linhas forem necessárias para as atividades ou tarefas.

Passo 4: Preencha os títulos das colunas na primeira linha da tabela. Cada coluna deve corresponder a uma pergunta do 5W2H. Por exemplo, você pode inserir os seguintes títulos:

• O que (What)
• Por que (Why)
• Quem (Who)
• Quando (When)
• Onde (Where)
• Como (How)
• Quanto (How much)

Passo 5: Nas células abaixo de cada título de coluna, preencha as informações correspondentes a cada pergunta do 5W2H. Por exemplo, na coluna “O que”, descreva a atividade ou tarefa a ser realizada. Na coluna “Por que”, explique o motivo ou objetivo dessa atividade. E assim por diante.

Passo 6: Continue preenchendo as células com as informações necessárias para cada pergunta do 5W2H, de acordo com o seu projeto ou plano de ação específico. Adicione ou remova linhas conforme necessário para acomodar todas as atividades e detalhes relevantes.

Passo 7: Se desejar, você pode aplicar formatação adicional à tabela, como estilos de células, cores, bordas, etc., para torná-la mais visualmente atraente e fácil de ler.

Passo 8: À medida que o projeto ou plano de ação progride, você pode atualizar e modificar a tabela conforme necessário. Certifique-se de manter todas as informações atualizadas e acompanhar o progresso das atividades.

Embora o Word não seja a ferramenta mais ideal para criar uma planilha 5W2H, essa abordagem pode ser útil se você estiver mais familiarizado com o Word ou se precisar compartilhar o documento em formato de arquivo. No entanto, vale ressaltar que as planilhas eletrônicas, como o Excel ou o Google Sheets, oferecem recursos mais avançados e específicos para criar e manipular tabelas com mais facilidade.

Minha empresa é pequena. Vale a pena usar o método 5W2H?

Sim, definitivamente vale a pena usar o método 5W2H, mesmo para empresas pequenas. Na verdade, para empresas de menor porte, o 5W2H pode ser ainda mais benéfico, pois oferece uma abordagem simples e prática para o planejamento e execução de projetos ou planos de ação.

Aqui estão algumas razões pelas quais o método 5W2H pode ser especialmente útil para empresas pequenas:

Simplicidade: O 5W2H é uma técnica de fácil compreensão e aplicação. As perguntas são diretas e concisas, o que torna o processo mais acessível e menos burocrático. Isso é especialmente útil para empresas com recursos e equipe limitados.

Clareza de objetivos: O método 5W2H ajuda a definir claramente os objetivos e as ações necessárias para alcançá-los. Em uma empresa pequena, onde cada recurso conta, ter um plano de ação bem definido ajuda a evitar desperdício de tempo e esforço.

Organização: A planilha 5W2H pode ser usada para manter todas as informações essenciais em um só lugar, tornando mais fácil para a equipe se manter alinhada e ciente das atividades em andamento.

Melhoria contínua: O 5W2H permite que a empresa avalie regularmente o progresso e os resultados das ações realizadas. Isso pode levar a ajustes e melhorias ao longo do tempo, contribuindo para o crescimento sustentável da empresa.

Eficiência na comunicação: Com uma empresa de menor porte, a comunicação é mais direta e próxima. O uso do método 5W2H ajuda a garantir que todos os membros da equipe entendam claramente o que precisa ser feito e quem é responsável por cada tarefa.

Foco nos recursos: Com recursos limitados, é ainda mais importante saber exatamente como e onde alocá-los. O método 5W2H ajuda a identificar os recursos necessários para cada ação, permitindo um planejamento mais eficiente.

Lembre-se de que o tamanho da empresa não diminui a importância do planejamento e da organização. Pelo contrário, em empresas menores, essas práticas são cruciais para otimizar recursos e maximizar a eficácia das ações. Portanto, usar o método 5W2H pode ser uma ferramenta valiosa para o sucesso de sua empresa, independentemente do seu porte.

Em quais departamentos posso considerar a aplicação da ferramenta?

A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em diversos departamentos e áreas dentro de uma empresa. Aqui estão alguns exemplos de departamentos nos quais a aplicação do método 5W2H pode ser especialmente útil:

Departamento de Projetos: Ao iniciar um novo projeto, o método 5W2H pode ser usado para definir claramente os objetivos, atividades, responsabilidades, prazos e recursos envolvidos. Isso ajuda a garantir que o projeto seja executado de forma eficiente e que todas as partes interessadas estejam alinhadas.

Departamento de Operações: O método 5W2H pode ser aplicado para melhorar os processos e operações internas. Por exemplo, ao revisar um procedimento existente, as perguntas do 5W2H podem ajudar a identificar áreas de melhoria, definir as etapas necessárias, determinar quem será responsável e estabelecer prazos para implementação.

Departamento de Recursos Humanos: No recrutamento e seleção de novos funcionários, o 5W2H pode ser usado para definir claramente os requisitos do cargo, os critérios de seleção, as etapas do processo de contratação e as responsabilidades do departamento de RH e dos gestores envolvidos.

Departamento de Marketing: Para o lançamento de um novo produto ou campanha de marketing, o 5W2H pode auxiliar na definição dos objetivos de marketing, nas estratégias a serem adotadas, na atribuição de tarefas às equipes envolvidas, nos prazos de implementação e no orçamento necessário.

Departamento de Vendas: No desenvolvimento de uma estratégia de vendas, o 5W2H pode ajudar a identificar os segmentos de mercado-alvo, definir as metas de vendas, atribuir tarefas aos membros da equipe de vendas, estabelecer prazos para o cumprimento das metas e determinar as estratégias de acompanhamento.

Esses são apenas alguns exemplos de departamentos nos quais o método 5W2H pode ser aplicado. No geral, o método pode ser utilizado em qualquer área que envolva planejamento, execução de atividades e definição de responsabilidades. É uma ferramenta versátil e pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada departamento ou projeto dentro da empresa.

Existe uma maneira correta de aplicar o método 5W2H?

Embora não haja uma única maneira “correta” de aplicar o método 5W2H, existem algumas diretrizes que podem ajudar a garantir uma aplicação eficaz. Aqui estão algumas sugestões para utilizar o método 5W2H de forma adequada:

1. Seja específico e detalhado: Ao responder cada pergunta, certifique-se de fornecer informações claras e detalhadas. Quanto mais específico você for, melhor será a compreensão do plano de ação por parte de todos os envolvidos.

2. Envolver todas as partes interessadas: Certifique-se de envolver as pessoas relevantes e as equipes responsáveis pela execução das atividades. Isso inclui obter informações e contribuições de diferentes departamentos ou áreas para garantir uma visão abrangente e abordar todas as necessidades.

3. Mantenha a simplicidade: Embora seja importante fornecer detalhes, é igualmente importante manter a simplicidade da linguagem e do formato. Evite usar terminologia excessivamente técnica ou complicada, a menos que seja estritamente necessário. A clareza e a compreensão devem ser o foco principal.

4. Acompanhe e revise regularmente: O plano de ação não é estático. É fundamental acompanhar e revisar regularmente o progresso, ajustando-o conforme necessário. À medida que novas informações e circunstâncias surgem, atualize a planilha 5W2H para refletir as mudanças e garantir que o plano esteja sempre atualizado.

5. Mantenha a consistência: Use a mesma estrutura e formato ao aplicar o método 5W2H em diferentes projetos ou departamentos dentro da empresa. Isso facilitará a compreensão e a familiaridade entre as equipes, criando uma abordagem consistente de planejamento e execução.

6. Comunique e compartilhe: A planilha 5W2H não deve ser mantida em segredo. Compartilhe o plano de ação com todas as partes interessadas relevantes. Garanta que todos entendam seus papéis, responsabilidades e prazos. Isso promove a transparência, a colaboração e o alinhamento de objetivos.

O método 5W2H é uma ferramenta flexível e adaptável. Você pode ajustá-lo de acordo com as necessidades e características específicas de sua empresa ou projeto. O mais importante é garantir que todas as perguntas sejam respondidas de forma abrangente, que haja clareza nas informações e que o plano seja implementado e monitorado ativamente.

Conclusão

O método 5W2H é uma ferramenta valiosa para o planejamento e execução de projetos e planos de ação em empresas de todos os tamanhos. Ele oferece uma estrutura clara e organizada para responder a perguntas fundamentais e estabelecer diretrizes precisas. Ao aplicar o 5W2H, é possível obter uma visão abrangente do que precisa ser feito, quem será responsável por cada atividade, quando e como será realizado, e quais recursos serão necessários.

Através da aplicação do 5W2H, a empresa ganha em clareza, comunicação eficaz, definição de responsabilidades, planejamento de prazos, controle e monitoramento, além da identificação dos recursos necessários. Essa abordagem estruturada e sistemática auxilia no alinhamento de objetivos, na otimização de recursos, na melhoria contínua e no sucesso dos projetos.

Para empresas de menor porte, o 5W2H é especialmente benéfico, pois oferece uma técnica simples e prática de planejamento e organização. Mesmo com recursos e equipe limitados, a aplicação do 5W2H ajuda a evitar ambiguidades, desperdícios de tempo e esforço, e facilita a comunicação e o monitoramento das atividades.

Não há uma única maneira “correta” de aplicar o método 5W2H, mas algumas diretrizes podem ser seguidas para uma aplicação eficaz. É importante ser específico, envolver todas as partes interessadas, manter a simplicidade, acompanhar e revisar regularmente, manter a consistência e comunicar e compartilhar o plano de ação.

Em resumo, o método 5W2H é uma poderosa ferramenta para o planejamento e execução de projetos e planos de ação. Independentemente do tamanho da empresa, sua aplicação proporciona clareza, organização, responsabilidade e controle. Ao adotar o 5W2H, as empresas podem alcançar maior eficiência, cumprir metas e objetivos, e impulsionar seu crescimento de forma estruturada e orientada para resultados.

Escrito por: Pedro Sayumi

Redator, 30 anos. Formado em Jornalismo pela USP (2015).