Desvendando o método 5W2H: Como planejar e executar projetos de forma eficiente
5W2H é uma técnica de planejamento e gestão de projetos que tem como objetivo definir as principais etapas e atividades para alcançar um determinado objetivo. Essa técnica pode ser aplicada em diversos contextos, desde projetos pessoais até grandes projetos empresariais.
O termo 5W2H é uma sigla formada por sete perguntas em inglês: What (o que), Why (por que), Where (onde), Who (quem), When (quando), How (como) e How much (quanto custa). Essas perguntas devem ser respondidas de forma clara e objetiva para que se possa definir as ações necessárias para atingir o objetivo proposto.
A seguir, vamos explorar cada uma das perguntas e como elas se relacionam com o processo de planejamento e gestão de projetos.
- What (O que)
A pergunta “What” se refere ao objetivo ou resultado que se deseja alcançar. Nessa etapa, é importante definir de forma clara e objetiva o que se espera alcançar ao final do projeto. Por exemplo, se o projeto é criar um novo produto, o objetivo pode ser lançar o produto no mercado em um determinado prazo.
- Why (Por que)
A pergunta “Why” se refere à justificativa ou motivação para o projeto. Nessa etapa, é importante entender por que o projeto é importante e qual a necessidade ou oportunidade que ele irá atender. Por exemplo, se o projeto é criar um novo produto, a justificativa pode ser a oportunidade de mercado identificada por meio de uma pesquisa de mercado.
- Where (Onde)
A pergunta “Where” se refere ao local onde o projeto será realizado. Nessa etapa, é importante definir o local físico onde o projeto será desenvolvido, se necessário. Por exemplo, se o projeto é realizar um evento, é preciso definir o local onde o evento será realizado.
- Who (Quem)
A pergunta “Who” se refere às pessoas ou equipes responsáveis pelo projeto. Nessa etapa, é importante definir as pessoas ou equipes que irão realizar as atividades necessárias para alcançar o objetivo proposto. Por exemplo, se o projeto é criar um novo produto, é importante definir as equipes responsáveis pela pesquisa de mercado, desenvolvimento do produto, marketing, entre outras.
- When (Quando)
A pergunta “When” se refere ao prazo ou cronograma do projeto. Nessa etapa, é importante definir as datas de início e término de cada etapa do projeto, bem como o prazo final para alcançar o objetivo proposto. Por exemplo, se o projeto é criar um novo produto, é importante definir as datas para a pesquisa de mercado, desenvolvimento do produto, lançamento, entre outras.
- How (Como)
A pergunta “How” se refere às atividades necessárias para alcançar o objetivo proposto. Nessa etapa, é importante definir as atividades específicas que precisam ser realizadas para alcançar o objetivo. Por exemplo, se o projeto é criar um novo produto, as atividades podem incluir a pesquisa de mercado, desenvolvimento do produto, criação do plano de marketing, entre outras.
- How much (Quanto custa)
Por fim, temos o “H” de “How?” que se refere ao processo de execução das ações definidas no plano. Nesta etapa, é necessário estabelecer um cronograma para cada ação, definindo quem será o responsável por executá-la e quando ela deve ser concluída. É importante estabelecer prazos realistas e alinhados com as capacidades e recursos disponíveis da equipe, para garantir que o plano seja executado com eficiência e eficácia.
Além disso, é essencial monitorar constantemente o andamento do plano e identificar possíveis desvios ou problemas que possam surgir durante a execução. Dessa forma, será possível realizar ajustes e correções ao longo do caminho, garantindo que as metas e objetivos sejam alcançados dentro do prazo estabelecido.
Por fim, é importante ressaltar que o 5W2H é uma metodologia simples e bastante eficiente para a definição e execução de planos de ação. No entanto, é importante lembrar que sua eficácia depende da correta aplicação de cada uma de suas etapas. Portanto, é fundamental que cada etapa seja realizada com cuidado e atenção aos detalhes, para garantir o sucesso do plano.
