Acelerando processos com o método 5W2H
As ferramentas de gerenciamento são fundamentais para o planejamento e execução de atividades, bem como métodos como o 5W2H, que também se tornaram essenciais para acelerar os processos.
Um dos principais obstáculos ao desempenho do processo são os erros e gargalos existentes.
A falta de clareza nas tarefas leva à dúvida, aumenta o prazo para a tomada de decisões e contribui para dificultar a comunicação entre pessoas e setores.
Sabemos que a administração não é fácil, especialmente quando não há planejamento de prazos ou delimitação de responsabilidades.
Então, conheça 5W2H. Uma ferramenta incrivelmente útil com ampla aplicabilidade, capaz de otimizar seus processos e contribuir para a execução do seu plano de ação.
O método 5W2H
Com o objetivo de simplificar o planejamento de qualquer atividade, foi inicialmente usado para trazer melhorias ao gerenciamento da qualidade.
No entanto, sua facilidade de uso expandiu sua aplicação, tornando o método 5W2H uma ferramenta de gerenciamento mais difundida que começou a ser usada nas mais diversas situações.
Isso acontece porque a metodologia que compõe a ferramenta é basicamente uma lista de itens que devem ser considerados e respondidos para garantir transparência e entendimento na execução de determinadas atividades.
Essa clareza acontece porque o 5W2H funciona como um mapeamento de atividades, definindo sua ordem de execução, prazos, partes responsáveis e áreas envolvidas, além de cobrir os motivos e objetivos pelos quais essas tarefas são executadas.
A metodologia vai ainda mais longe, incluindo como será realizada e quanto custará para a empresa.
Agora você aprendeu que o objetivo da ferramenta é capturar informações e entender como os processos ocorrem dentro de uma empresa. Mas quais são os 5W e 2H?
Por que 5W2H?
Como mencionado, esta ferramenta visa responder a um tipo de lista de verificação para entender o cenário atual de um determinado processo ou atividade dentro da empresa.
Os cinco W e os dois H representam sete perguntas que o método pretende responder para refletir sobre um determinado problema ou necessidade:
O que? Aqui você reflete sobre o que deve ser feito, descrevendo as etapas e os resultados a serem alcançados;
Por quê? Nesta etapa, seu objetivo é explicado. É para resolver uma necessidade? Melhorará um estágio, um processo ou um gargalo?
Onde? definimos aqui o local, setor, área ou departamento em que o projeto será executado. O local pode ser físico ou virtual — um banco de dados, por exemplo;
Quando? A resposta deve estabelecer prazos para cada etapa que será realizada e para a conclusão do projeto. Criar um cronograma ajuda no acompanhamento do projeto;
Quem? Essa pergunta ajuda a definir qual profissional ( s ) será responsável pelo desempenho de cada atividade, bem como uma única pessoa responsável pelo projeto como um todo;
Como? Essa etapa é mais ampla, trata-se de descrever como e quais métodos e ferramentas serão usados para que o projeto aconteça e traga os resultados desejados. Definir diretrizes para que todos estejam alinhados com o mesmo objetivo;
Quanto? Identifique os custos e despesas envolvidos. Lembre-se de listar todas as necessidades, como implementar novos equipamentos ou ferramentas e software, contratar funcionários e consultores, entre outros. Em suma, tudo o que exigirá investimento financeiro.
Quanto melhor e mais detalhada as informações de cada etapa, melhor e mais preciso o planejamento e, consequentemente, o controle e gerenciamento das alterações inseridas pelo projeto.
Metodologia ágil são um auxílio para acompanhar a execução de tudo o que foi estipulado pelo plano de ação 5W2H.
Por que você deve usar 5W2H para acelerar processos
Você já reparou como essa ferramenta é fácil de executar e sua capacidade de esclarecer todas as dúvidas relevantes sobre todos os elementos que compõem um processo?
Esse é o principal motivo para usar a metodologia que visa a agilidade do processo, porque quando há transparência sobre o que é uma tarefa e como ela deve ser feita, assim como quem é responsável, minimizamos e evitamos erros e gargalos gerados principalmente por erros ou erros de interpretação de informações entre pessoas ou departamentos.
A agilidade nos processos vem de uma melhor execução, o que traz um nível mais alto de desempenho. Esses indicadores são aprimorados quando os gargalos e suas principais causas são analisados e identificados.
As atividades do processo de mapeamento consistem em cobrir tudo o que envolve sua execução, como explicamos anteriormente. Isso fornece uma compreensão aprofundada de suas deficiências, mas principalmente nos ajuda a encontrar alternativas que possam atender e melhorar as necessidades diagnosticadas.
Observar seus processos, e especialmente as etapas que o compõem, nos fornece o que precisamos para criar um plano de ação cirúrgico consistente com os resultados desejados. E também permite a otimização de recursos.
Isso é possível porque, muitas vezes, a administração sabe que há uma determinada atividade que requer mais tempo para ser executada ou mantém altas taxas de retrabalho, no entanto, não sabe por que esse fenômeno ocorre.
Ao aplicar o 5W2H, respondendo a todas as perguntas, o gerente tem uma visão holística do processo, conhecendo suas deficiências e os motivos que as levam a surgir. Com isso, são criadas soluções e um plano de ação está planejado para implementar as melhorias apropriadas.
Escrito por: Marcelo Pereira
Redator, 35 anos. Formado em Jornalismo pela UEL (2010)